Leistung · Automatisierung
Routinearbeit, die Ihr Team nicht mehr selbst erledigen muss
Rechnungen abtippen, Anfragen übertragen, Rückrufe notieren, an Fristen denken: Vieles davon kann heute Software übernehmen. Wir finden mit Ihnen heraus, was sich bei Ihnen lohnt — und setzen es um.
- 90 Minuten vor Ort
- Drei Abläufe mit Preis
- Daten in Deutschland
Wo die Zeit verloren geht
Routinearbeit steckt selten in einer großen Aufgabe. Sie steckt in vielen kleinen Handgriffen: eine Rechnung abtippen, eine Anfrage in die Kundenliste übertragen, einen Rückruf notieren, an eine Frist denken. Jeder dauert ein paar Minuten. Zusammen sind es Stunden in der Woche.
Die Beispiele unten sind typisch für Betriebe zwischen fünf und zweihundert Arbeitsplätzen. Welche davon bei Ihnen zutreffen — und wo es bei Ihnen ganz anders aussieht —, klären wir im Check.
Beispiele
Sechs Abläufe, die sich fast überall lohnen
Rechnungseingang
Heute: Jemand öffnet jede Rechnung, tippt Betrag und Lieferant ab und leitet sie zur Freigabe weiter. Danach: Die Rechnung kommt per Mail an, die wichtigsten Angaben werden ausgelesen, die Freigabe landet beim Zuständigen.
Anfrage per Mail wird zum Angebot
Heute: Eine Anfrage kommt ins Postfach, jemand überträgt Name, Firma und Wunsch von Hand und schreibt das Angebot von vorn. Danach: Kontakt und Vorgang legen sich selbst an, ein Angebotsentwurf steht bereit — Sie prüfen und schicken ab.
Anruf wird zur Aufgabe
Heute: Der Anrufbeantworter ist voll, Rückrufbitten stehen auf Zetteln, und keiner weiß, wer sich kümmert. Danach: Jede Nachricht wird aufgeschrieben, dem richtigen Kontakt zugeordnet und als Aufgabe verteilt.
Besprechungsprotokoll
Heute: Nach dem Termin schreibt jemand aus dem Gedächtnis mit, die Aufgaben daraus gehen unter. Danach: Das Gespräch wird aufgenommen, das Protokoll entsteht automatisch, die Aufgaben stehen gleich bei den Verantwortlichen.
Fristen und Wiedervorlagen
Heute: Kündigungsfristen, Prüftermine und Wiedervorlagen stehen im Kalender eines Einzelnen — oder nirgends. Danach: Die Frist wird aus dem Dokument erkannt und meldet sich rechtzeitig bei dem, der zuständig ist.
Personalunterlagen
Heute: Bescheinigungen, Unterweisungen und Nachweise liegen verteilt in Ordnern, und niemand merkt, wenn etwas abläuft. Danach: Alles liegt in der digitalen Personalakte, Ablaufdaten melden sich von selbst.
Aus der Praxis
Ein Kunde über die Zusammenarbeit
Wir beraten bei energetischer Sanierung und ökologischem Bauen — unsere Leute sind auf Baustellen und bei Kunden unterwegs, die Daten bleiben aber im Haus, auf unseren eigenen virtualisierten Servern. max-f betreibt diese Umgebung komplett: die Virtualisierung, Microsoft 365, die Standortvernetzung über UniFi und die Datensicherung mit Veeam — deren Läufe auch tatsächlich kontrolliert werden und nicht nur eingerichtet sind. Über iTOPS wird rund um die Uhr überwacht, ob Server, Netz und Sicherung laufen; auffällig wird es bei max-f, bevor wir es selbst merken. Unsere Abläufe steuern wir inzwischen über Team Hub — von der Anfrage über das Projekt bis zur Dokumentation. Für ein Unternehmen unserer Größe ist genau das die Lösung: keine eigene IT-Abteilung, aber jemand, der unsere Umgebung kennt.
Automatisierungs-Check
So läuft der Check
Ein Termin, ein klares Ergebnis, ein fester Preis: 99 € zzgl. MwSt. Beauftragen Sie uns danach, rechnen wir den Betrag voll an.
Sie buchen einen Termin
Online, dienstags bis donnerstags. Schreiben Sie uns kurz dazu, wo es bei Ihnen hakt — dann bringen wir passende Beispiele mit.
Wir kommen vorbei
Wir sehen uns Ihre Abläufe mit den Leuten an, die sie täglich erledigen: Wo wird abgetippt, weitergeleitet, nachgehalten?
Sie bekommen das Ergebnis schriftlich
Die drei Abläufe mit dem größten Zeitgewinn, jeweils mit Aufwand und Preis. Das Papier gehört Ihnen — auch ohne Auftrag.
Sie entscheiden
Ob, womit und wann wir anfangen, liegt bei Ihnen. Beauftragen Sie uns, rechnen wir die 99 € an.
Häufige Fragen
Was Geschäftsführer vor dem Check wissen wollen
Müssen wir unsere bisherige Software ersetzen?
Nein. DATEV, Microsoft 365 und Ihre Branchensoftware bleiben, wie sie sind. Wir automatisieren die Arbeit dazwischen — das Abtippen, Weiterleiten und Nachhalten, das heute von Hand passiert.
Wo liegen unsere Daten?
In Deutschland. Die Software läuft in unserem eigenen Rechenzentrum, und auch die KI arbeitet auf Servern in Deutschland — nicht bei einem amerikanischen Anbieter. Für personenbezogene Daten schließen wir mit Ihnen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Womit automatisieren Sie?
Mit TeamHUB, unserer eigenen Software. E-Mail, Telefon, Dokumente, Aufgaben und KI sind darin schon vorhanden — deshalb bauen wir nichts von null. Sie müssen TeamHUB nicht kennen: Sie sehen am Ende Ihren Ablauf, nicht das Werkzeug.
Wie lange dauert es bis zum ersten automatisierten Ablauf?
Das hängt vom Ablauf ab. Ein einzelner Ablauf ist meist in wenigen Wochen eingerichtet. Im Check sagen wir Ihnen für jeden der drei Abläufe konkret, wie lange es dauert.
Was kostet die Automatisierung danach?
Auch das hängt vom Ablauf ab — deshalb nennen wir keine Pauschale. Nach dem Check haben Sie für jeden der drei Abläufe Aufwand und Preis schriftlich, einschließlich laufender Kosten. Erst dann entscheiden Sie.
Was passiert mit den 99 €?
Beauftragen Sie uns mit einem der Abläufe, rechnen wir die 99 € voll an. Wenn nicht, gehört Ihnen das Ergebnis trotzdem — Sie können damit auch zu jemand anderem gehen.
Wir sind keine Bestandskunden — geht das trotzdem?
Ja. Der Check setzt keinen Betreuungsvertrag voraus. Wir sind überwiegend im Umkreis von 50 Kilometern um Altenriet unterwegs; liegen Sie weiter weg, sprechen Sie uns vorher kurz an.
Nächster Schritt
Finden wir heraus, was sich bei Ihnen lohnt
90 Minuten vor Ort, drei Abläufe mit Aufwand und Preis. 99 € zzgl. MwSt., bei Beauftragung angerechnet.
Termin für den Check buchen